Manual do usuário CANON UNIFLOW BROCHURE

[. . . ] Em organizações com um departamento de impressão ou com requisitos de impressão profissional, o uniFLOW integra-se com o Helix Production Workflow para oferecer notas de trabalho, submissão de trabalhos pela Internet, impressão de dados variáveis e gestão do departamento de impressão. A incorporação do uniFLOW nos seus processos de documentação levará a melhoramentos reais no controlo e na eficiência dos equipamentos multifuncionais. Este poderoso software é modular e configurável, pelo que pode ser adaptado aos requisitos específicos de organizações diversas: grandes empresas, pequenos escritórios, estabelecimentos de educação, governo local, lojas de fotocópias e departamentos de impressão. My Print Anywhere Encaminhar trabalhos para o melhor equipamento Fluxos de trabalho pessoais de captura de documentos Universal Driver Rastrear todos os custos (Driver Universal) de produção Monitorizar as economias de custo Uti liza do r l na Relatórios grá cos tor rec Di inanças de F Digitalizar papel para e-mail em formato editável Controlar a produção de documentos Limitar o acesso aos equipamentos a proposta uniFLOW Gestão de todo o parque Monitorizar o impacto ambiental Gestor de TI Integração com sistemas back-o ce Resiliência da rede Criação de uxos de trabalho personalizados Controlo total do seu parque MFP. Contabilização e auditoria de impressão É possível rastrear e guardar toda a impressão e cópia, juntamente com os custos associados. O sistema de relatórios incorporados permite ao administrador ou ao departamento financeiro ver e controlar quanto custa à empresa cada impressora e cada utilizador. Esta informação pode ser usada como parte de uma auditoria de impressão para ajudar a decidir futuras aquisições de impressoras ou para identificar onde podem ser feitas economias de custos. Mais segurança do equipamento Através de uma integração estreita com o hardware MFD Canon, o uniFLOW é capaz de impedir a utilização não autorizada dos equipamentos. [. . . ] As condições usadas para encaminhar o trabalho podem ser diferentes para cada impressora e incluir critérios como o número de páginas, o custo do trabalho, se tem ou não cor ou a aplicação usada para o imprimir. O utilizador pode escolher ignorar a solicitação de encaminhar o trabalho para uma impressora mais económica se tiver autorização do administrador. Os trabalhos de impressão podem ser automaticamente encaminhados para o equipamento mais económico, em vez de dar a opção ao utilizador. Solicitação de encaminhamento interactiva Levantar trabalhos seguros de qualquer impressora Uma desvantagem de usar um MFD em vez da impressora local é que alguém possa levantar por engano o trabalho de impressão de outro utilizador. O uniFLOW permite guardar os trabalhos de impressão num servidor e libertá-los apenas quando o utilizador estiver junto à impressora. Os utilizadores podem enviar os trabalhos directamente para a fila de impressão segura ou os trabalhos podem ser encaminhados a partir de impressoras de secretária. Os utilizadores que se encontrem fora da rede da empresa podem enviar os trabalhos para a fila de impressão segura através da Internet, para serem levantados quando seja conveniente. Dado que o utilizador pode escolher qualquer impressora da rede para libertar o trabalho, independentemente do modelo ou fabricante, o uniFLOW Universal Printer Driver (Driver Universal de Impressoras do uniFLOW) garante que o trabalho impresso corresponderá exactamente às expectativas do utilizador. Quando o utilizador estiver pronto a levantar os trabalhos de impressão segura, necessitará de fazer a autenticação na impressora utilizando um cartão de proximidade, um cartão inteligente, um cartão de banda magnética, um número PIN, impressão digital ou nome de utilizador e palavra-passe. Será visualizada no painel do MFD uma lista de trabalhos à espera do utilizador e aí ele poderá decidir alterar a forma como o trabalho será impresso antes de o libertar. Fila de impressão segura incorporada 1 2 3 4 5 Título do trabalho Formato do papel Nº de págs. Dúplex Cor Agrafador Origem do papel Custo ­ "O meu doc. doc" ­ A4 ­ 15 ­ Não ­Sim ­ Não ­ Bandeja 1 ­ 2, 45¤ Encaminhar um trabalho para a fila de impressão segura 1 O utilizador envia o trabalho para a impressora laser 2 O uniFLOW analisa o trabalho de impressão 3 Se o trabalho tiver mais de 5 páginas, será solicitado ao utilizador que o envie para a fila de impressão segura 4 O trabalho encaminhado é mantido no servidor 5 O utilizador faz a autenticação na impressora e é visualizada a sua lista de trabalhos. Se assim o desejar, o utilizador pode alterar as definições de impressão antes de imprimir 6 São guardados na base de dados os custos do trabalho e quaisquer economias feitas 6 1 2 3 Impressão segura através da Internet 1 O utilizador envia o trabalho do hotel para o uniFLOW Internet Gateway 2 O uniFLOW retira o trabalho do Internet Gateway Internet Gateway Firewall uniFLOW 3 O utilizador faz a autenticação na impressora e é visualizada a sua lista de trabalhos. Se assim o desejar, o utilizador pode alterar as definições de impressão antes de imprimir 1 4 3 5 6 Digitalizar para e-mail e para um sistema de gestão de documentos 1 O utilizador identifica-se no MFD e escolhe digitalizar o trabalho 2 O uniFLOW obtém as categorias de indexação do sistema de gestão de documentos (DMS) 2 3 O uniFLOW executa o OCR no documento para captar automaticamente a informação de indexação 4 O utilizador confirma a informação de indexação no painel de visualização Sistema de Gestão de Documentos 5 O uniFLOW comprime o documento 6 O documento digitalizado é enviado para o e-mail do utilizador em formato MS Word editável e para o DMS como PDF altamente comprimido Digitalizar para e-mail num formato editável Depois de fazer a autenticação no MFD, o utilizador pode também digitalizar facilmente documentos em papel para o e-mail ou para o sistema de gestão de documentos da empresa. Os utilizadores que escolherem digitalizar para e-mail terão uma experiência semelhante a enviar um e-mail do PC (devido à integração nativa com o Microsoft Exchange) visto que podem seleccionar os destinatários das listas de endereços globais e o documento digitalizado será guardado na "pasta de items enviados". O uniFLOW pode executar o reconhecimento óptico de caracteres(OCR) no documento e converter a imagem para um formato editável, como o Microsoft Word, bem como extrair texto e códigos de barras a serem usados como informação de indexação. O documento pode ser altamente comprimido para reduzir o tamanho do ficheiro e os requisitos de armazenamento. A interacção com a interface de digitalização é dinâmica e personalizada para cada utilizador. Os documentos digitalizados podem ser altamente comprimidos, reduzindo assim os requisitos de espaço de disco rígido no servidor. Toda a informação de indexação necessária pode ser captada do utilizador ou directamente do próprio documento utilizando códigos de barras ou OCR por zona. Fluxos de trabalho personalizados Departamentos e utilizadores diferentes têm exigências de funcionalidade diversas quando toca à impressão ou digitalização de documentos. Por exemplo, o departamento de contabilidade pode ter uma necessidade especial de digitalizar facturas para um sistema de gestão de documentos, enquanto que o departamento de vendas quer ser capaz de converter as encomendas em papel para o formato Microsoft Excel para processamento. O uniFLOW inclui um editor gráfico de fluxo de trabalho que permite ao administrador decidir exactamente o que deverá acontecer quando os utilizadores imprimem ou digitalizam um documento. Estes fluxos de trabalho podem ser diferentes para cada impressora, consoante os requisitos do departamento, e os fluxos de trabalho pessoais podem acompanhar os utilizadores à medida que estes se deslocam de um equipamento para outro. Uma interface de arrastar e largar permite ao administrador criar simplesmente os fluxos de trabalho necessários para cada utilizador e para cada equipamento. Resiliência da rede O uniFLOW foi concebido para minimizar a perturbação da organização quando se verificam problemas com a rede. [. . . ] Todas as economias conseguidas com a instalação do uniFLOW são também registadas, permitindo assim ao departamento financeiro visualizar a rentabilidade real do investimento conseguida. Por exemplo, podem ser feitas economias encaminhando um trabalho para uma impressora mais barata ou apagando um trabalho de impressão segura que não foi levantado. É também possível calcular potenciais economias, permitindo assim que o departamento financeiro veja quanto dinheiro está a ser desperdiçado quando os utilizadores não usam todos os recursos da infra-estrutura de impressão. Relatórios gráficos O departamento financeiro pode ver toda a utilização dos equipamentos a toda a dimensão da organização e aceder aos relatórios por utilizador, por equipamento e por grupos ou por código de custo de níveis múltiplos. Os relatórios padrão incluem toda a informação necessária, como seja qual o equipamento que está a ser mais usado e quem está a gastar mais. [. . . ]